Afsnit

Indhold

1.

Udfordringsret

1.1.

Regelgrundlaget for afgivelse af uopfordrede tilbud

1.2.

Hvad betyder udfordringsretten for private virksomheder?

2.

Behandling af uopfordrede tilbud fra private virksomheder

2.1

Forretningsgang for behandling af uopfordrede tilbud i Forsvaret

3.

Udbudscirkulærets krav til private virksomheder, der afgiver uopfordrede tilbud

3.1.

Krav til private virksomheder, der afgiver uopfordrede tilbud

3.2.

Rekvirering af tilbudsgivers stamdata

4.

Spørgsmål

Step

Forretningsgang for behandling af uopfordrede tilbud i Forsvaret (forkortet version)

1.

Indledningsvist undersøger Forsvaret om udfordringen umiddelbart skal afvises med én af de i udbudscirkulærets § 14 nævnte begrundelser. Det vil være tilfældet hvis:

Tilbuddet ikke overstiger 500.000 kr. for enkeltstående ydelser eller 500.000 kr./år for løbende ydelser (§ 14 nr. 1).

Tilbudsgiver ikke lovligt vil kunne udføre den opgave, som tilbuddet omfatter (§ 14 nr. 2). Her tænkes blandt andet på opgaver, der indebærer myndighedsudøvelse.

Tilbuddet forekommer at være unormalt lavt i forhold til ydelsen (§ 14 nr. 6).

Tilbuddet svarer til en lignende udfordring af samme opgave, som institutionen har behandlet inden for de seneste 2 år (§ 14 nr. 7).

Tilbuddet omfatter en opgave, som institutionen før tilbuddets modtagelse har sendt i udbud (§ 14 nr. 8).

2.

Forsvaret undersøger herefter om opgaven er uegnet til udbud. Det kan eksempelvis skyldes:

Opgaven vedrører myndighedsudøvelse og kan derfor ikke udbydes.

Opgaven udføres allerede af eksterne leverandører og kan derfor ikke udfordres.

Særlige aspekter vedrørende sikkerhed bevirker, at opgaven kan være mindre udbudsegnet.

Krav om opretholdelse af beredskab i forbindelse med internationale operationer kan bevirke, at opgaven kan være mindre udbudsegnet.

Hensyn vedrørende forsyningssikkerheden kan betyde, at opgaven kan være mindre udbudsegnet.

Ønsker Forsvaret at fastholde en opgave internt, med en af ovennævnte begrundelser, skal beslutningen tiltrædes af overordnet myndighed i overensstemmelse med udbudscirkulærets § 13.

3.

Forsvaret udarbejder skrivelse til virksomheden med henblik på at anmode om virksomhedens stamdata vedrørende personlig, teknisk og økonomisk kapacitet, jf. nærmere herom i tabel 2 henholdsvis tabel 3. Anmodningen baseres på opgavens kompleksitet, beredskabsmæssige krav på området mv.

4.

Forsvaret udarbejder foranalyse på området med henblik på at få indsigt i egenproduktionens omfang og pris. Analysen er kommerciel fortrolig.  

5.

Forsvaret sammenholder egenproduktionens omfang og pris med de af virksomheden modtagne stamdata, jf. nærmere herom i tabel 3, med henblik på at vurdere om virksomheden har en tilstrækkelig kapacitet til at løse opgaven.

6.

Når virksomheden har dokumenteret, at den lovligt vil kunne udføre opgaven og sandsynliggjort, at den har tilstrækkelig teknisk, økonomisk og finansiel kapacitet til at løse den, samt at der ikke er forhold af mere personlig karakter, der gør den uegnet hertil, vil Forsvaret udarbejde krav- og ydelsesspecifikationer med henblik på, at tilbudsgiver kan beregne en pris for løsning af den pågældende opgave.

7.

Såfremt virksomhedens tilbud er fordelagtigt:

Indgås kontrakt med tilbudsgiver om løsning af den pågældende opgave, hvis værdien er mindre end 1.150.000 kr. eller

Der afholdes EU-udbud, hvis værdien er større end 1.150.000 kr.

8.

Hvis det besluttes at afvise tilbuddet, fremsendes beslutning samt begrundelse til tilbudsgiver inden rimelig tid.

Reference

Udbudscirk.

Udbudscirkulærets krav til private virksomheder, der afgiver uopfordrede tilbud.

§ 14 stk. 1

Tilbuddet ikke overstiger 500.000 kr.  for enkeltstående ydelser og 500.000 kr. for løbende ydelser.

§ 14 stk. 2

Tilbudsgiver ikke lovligt vil kunne udføre den opgave, som tilbuddet omfatter.

§ 14 stk. 3

Tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den tekniske formåen.

§ 14 stk. 4

Tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den fornødne finansielle og økonomiske formåen.

§ 14 stk. 5

Tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at forhold af mere personlig karakter ikke gør denne uegnet til at udføre opgaven.

§ 14 stk. 6

Tilbuddet forekommer at være unormalt lavt i forhold til ydelsen.

§ 14 stk. 7

Tilbuddet svarer til et tilbud, som institutionen har behandlet efter § 12 stk. 1 inden for de seneste 2 år[1].

§ 14 stk. 8

Tilbuddet omfatter en opgave, som institutionen før tilbuddets modtagelse har sendt i udbud.

Reference

Udbudscirk.

Udbudscirkulærets krav til uopfordrede tilbudsgivere

Eksempler på hvilke typer af stamdata, som Forsvaret med henvisning til kravene i udbudscirkulæret vil rekvirere fra tilbudsgiver.

§ 14 nr. 2

Tilbudsgiver skal lovligt kunne udføre den opgave, som tilbuddet omfatter.

Som eksempler på dokumentation for lovlig udførelse af opgave kan nævnes:

Relevante eksamensbeviser.

Relevante autorisationer.

§ 14 nr. 3

Tilbudsgiver skal sandsynliggøre, at denne har den tekniske formåen.

Som eksempler på dokumentation for teknisk kapacitet til løsning af opgaven kan nævnes:

Liste over de væsentligste leveringer indenfor de seneste 3 år med angivelse af beløb og tidspunkter.

Beskrivelse af teknisk udstyr.

Beskrivelse af undersøgelses- og forskningsfaciliteter.

Beskrivelse af kvalitetsstyringssystem.

Oplysning om antal medarbejdere, herunder uddannelsesmæssige baggrund.

Ved særlige tekniske anskaffelser eventuelt krav om erklæring fra officielle kvalitetskontrolinstitutter.

Krav om efterlevelse af Forsvarets politikker, herunder miljøpolitik.

§ 14 nr. 4

Tilbudsgiver skal sandsynliggøre, at denne har den fornødne finansielle og økonomiske formåen.

Virksomheden skal således dokumentere, at virksomheden har tilstrækkelig økonomisk kapacitet til at løse opgaven og derfor indsende følgende:

De seneste 3 års regnskaber underskrevet af autoriseret revisor.

Oplysning om bankforbindelser.

Bankerklæring på den aktuelle finansielle status. Bankerklæringen skal være maksimalt 3 måneder gammel.

Evt. kopi af forsikringspolice.

§ 14 nr. 5

Tilbudsgiver skal sandsynliggøre at forhold af mere personlig karakter ikke gør denne uegnet til at udføre opgaven.

Virksomheden kan dokumentere, at der ikke findes forhold af personlig karakter, der gør virksomheden uegnet til at udføre opgaven ved at foretage følgende:

Fremskaffe serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, der indsamler oplysninger om firmaet hos ATP, Told og Skat, Skifteretten og Kriminalregisteret med henblik på at sikre at firmaet ikke er under konkurs, er dømt for strafbare forhold, har ubetalt forfalden gæld til det offentlige mv.

Fremskaffe straffeattester for relevante medarbejdere.

Eventuelt sikkerhedsgodkendelse af firma og medarbejdere.