Hvor svært kan det være? Ejendomsstyrelsen blev klogere

Af Lars Bøgh Vinther, Forsvarskommandoen

Utilstrækkelig rengøring og vedligeholdelse, kritisabel mad og ringe styring af faciliteter og indkvartering. Kontrakten med Forsvarets leverandør på disse områder, ISS, blev efter klager i metermål opsagt med virkning fra den 1. februar 2022. En opgave, som den dengang nye chef i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse (FES), generalmajor Anders Mærkedahl Pedersen (AMP), så som sin prioritet nummer 1. Det forklarede han i et interview her i Honnør allerede i foråret 2021. ”Vi skal gøre det bedre for koncernen og soldaterne,” sagde han dengang. Efter en masse jura i forbindelse med opsigelsen af kontrakten har FES selv overtaget styringen af etablissementsområdet, og cirka 700 medarbejdere er kommet retur fra ISS.

Som du kan læse i det aktuelle nummer af Honnør, er missionen i hvert fald til en vis grad lykkedes. En undersøgelse, der blev iværksat blandt brugerne af etablissementsområderne i slutningen af 2022, viste en større tilfredshed med servicen. Det på trods af en lidt uheldig timing. Cirka samtidig med overdragelsen blev Forsvarsministeriet og alle styrelser underlagt styrket økonomisk kontrolmiljø på indkøbsområdet (også kendt som SØKI), hvilket gør de eksisterende indkøbsprocedurer tungere at danse med og har forsinket indkøb af for eksempel noget så simpelt som elektriske pærer.

HONNØR: Du er selv jævnligt ude at besøge samtlige 28 etablissementer. Er det vigtigt for dig, at du kommer rundt og smager maden og møder brugerne?

AMP: ”Det er meget vigtigt, at jeg hele tiden får førstehåndsberetninger om, hvordan det hele bliver oplevet. Når jeg rejser meget rundt og taler med mine egne medarbejdere og dem, der modtager vores ydelser, er det med til at give mig et klart og nuanceret billede af tingenes tilstand. Hvis der er et problem, hjælper det mig til at forstå, om der ligefrem er noget galt med vores system, eller om vi ’bare’ har prioriteret forkert. Hvis det er noget systemisk, kommer jeg til at høre om det mere end én gang. Hvis man fire steder bøvler med at bestille på en rammeaftale, så er der noget galt med håndteringen af aftalen.”

HONNØR: Hvad har du lært, siden du blev chef for Ejendomsstyrelsen?

AMP: ”Først og fremmest at man aldrig skal undervurdere kompleksiteten af så stor en driftsopgave, som vi har. Nogle tænker sikkert: Hvor svært kan det være? Vi skal jo bare have transporteret noget affald fra punkt A til punkt B eller have slået noget græs. Men hvis nu nogen i Oksbøl slår græs, og maskinen går i stykker, hvad så? Skal man bestille en reservedel eller få nogen til at reparere den? Skal den afleveres og til hvem? Og når man har i hundredvis af græsslåmaskiner i hele Danmark, hvordan laver man så et system, hvor man får dem alle vedligeholdt inden for udbudsregler og rammeaftaler? Det er kompliceret, og lige nu er det særligt indkøbsprocesserne, der driller os. Vi får hen ad vejen tingene til at fungere bedre end i ISS-dagene. Det viser undersøgelsen også. Men vi har også et system, som gør tingene lidt mere komplekse end tidligere, og vi må erkende, at vi i dele af vores opgaveløsning har svært ved at opretholde det tempo, vi ønsker.”

Ifølge Anders Mærkedahl Pedersen er smidigere indkøbssystemer den største enkeltstående udfordring lige nu. Ejendomsstyrelsen arbejder intenst med at gøre det så enkelt som muligt at indkøbe varer og tjenesteydelser, men det bliver ikke, som det var tidligere; initiativerne fra SØKI er kommet for at blive. Selve udførelsen af lokale opgaver er til gengæld blevet smidigere. Det viser tilfredshedsundersøgelsen også. Et element i det er indførslen af den gamle rolle som varmemester. Et forslag, som Anders Mærkedahl Pedersen luftede allerede, da Honnør interviewede ham for to år siden, og som altså nu er blevet indført.

”Det har vi alle steder i dag. Vi har taget styringen af vores tekniske anlæg hjem til vores varmemestre og ansatte med tekniske kompetencer. På de store steder holder de nu orden på tingene. Vores egne håndværkere sørger for reparationer og for, at tingene kører. Når så vi har brug for en større reparation, har vi rammeaftaler med firmaer. Men det er os, der bestemmer, hvornår håndværkeren skal komme. Så i det store og hele synes vi bestemt, at vores evne til at levere det, soldaterne har brug for, er for opadgående. Men ja, nummer 1 på listen over opgaver er at opretholde tempoet i vores indkøb for at kunne gøre vores arbejde endnu bedre,” uddyber han.

HONNØR: Blandt andre Berlingske har bragt flere kritiske artikler om standarden i Høvelte, Holstebro og Slagelse, mens regimentschefen i Slagelse i Honnør kalder vedligeholdelsestilstanden for nødlidende. Hvad siger du til det?

AMP: ”Vi er meget bevidste om kritikken, og vi ved godt, at der er mange års efterslæb på vedligeholdelsesområdet. Desværre er det heller ikke lige et område, vi kan rette op på hen over natten. På grund af de mange års besparelser i ejendomsstyrelsen, har det helt generelt været enormt svært at levere på det centrale planlægningsgrundlag, og derfor har det ikke været muligt at få eksekveret tilstrækkeligt med vedligeholdelsesprojekter. Derfor har vi lavet det hele om i løbet af 2022. Nu skal planerne både laves og eksekveres decentralt. Jeg tror personligt meget på, at vi nu kan få leveret flere og mere sammenhængende vedligeholdelsesprojekter ude lokalt.”

HONNØR: Du har tidligere sagt, at det er Ejendomsstyrelsens opgave at støtte op om uddannelse af soldater. Der bliver uddannet rigtig mange både værnepligtige og soldater til stående styrke i Høvelte, Slagelse og Holstebro. Burde det så ikke være steder, der bliver prioriteret særligt højt?

AMP: ”Jo, og der er også et stort fokus på at få tilgodeset de problemstillinger, som fremhæves i medierne. Dem har vi desværre bare rigtig mange andre steder også. Derfor har vi helt generelt et stort fokus på vedligeholdelsesområdet.”

HONNØR: Ved overgangen fra ISS til FES var der en del medarbejdere, som fulgte med. Er der noget, som har fyldt særligt meget i forbindelse med ansættelse?

AMP: ”Det har været den helt store HR-opgave at hjemtage alle de nye medarbejdere. Vi har kæmpet hårdt inden for rammerne af overenskomster med videre for at kunne tilbyde dem nogle ordentlige vilkår. Langt de fleste har valgt at blive hos os, og det er vi rigtig glade for. Vi kan ikke tåle at miste mange gode medarbejdere med en masse erfaring. Nu har vi fagligt uddannede medarbejdere, som tager ansvar for at passe på bygninger og kaserner og kan gribe ind, før det går galt. Jeg tror personligt på, at der er en stor samlet besparelse i, at vi har betroede medarbejdere, der passer på vores etablissementer.”

Alle taler om det kommende forlig, som om det skal løse alle problemer. Der er dog meget, Ejendomsstyrelsen selv skal gøre for at få noget brugbart ud af de flere penge, et nyt forlig eventuelt vil sikre til renovering af bygninger, som Anders Mærkedahl Pedersen erkender, der er et kæmpe efterslæb på. Penge alene gør det ikke. Faktisk har Ejendomsstyrelsen ifølge generalmajoren selv de seneste år ikke kunnet bruge hele budgettet, fordi tidligere nedskæringer har betydet mangel på medarbejdere til at planlægge og gennemføre projekterne.

”Hvis vi skal til at løse problemet med vedligeholdelsesefterslæbet i næste forligsperiode, så skal vi have en effektiv struktur og stærke processer. Vi skal arbejde hårdt her i 2023 for at få de ting på plads, og så skal vi blive gode, sådan at vi står stærkt, når vi får nogle penge til at indhente vedligeholdsefterslæbet. Vi skal være klar til at skrue op for produktionen, lover generalmajoren.”